El procedimiento de registro oficial de oficina de representación de una entidad extranjera

Bases legales:

1.Ley de Ucrania de 16.04.91 Núm. 959-XII "Sobre la actividad comercial con el extranjero " con enmiendas posteriores y ampliaciones.
2.instrucción sobre el procedimiento de registral en Ucrania las representaciones de entidades económicas extranjeras aprobado por el Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y del Comercio de Ucrania de 18.01.96 Núm. 30 y aprobada por el Ministerio de Justicia de Ucrania el día 24.01.96 con el Núm. 34/1059.

Según las leyes ucranianas toda la entidad que lleva en el territorio de Ucrania la actividad relacionada con el comercio exterior tiene derecho a abrir sus representaciones en el territorio de este país. El órgano responsable de registro de tales representaciones es el Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y del Comercio.

La entidad extranjera que pretende abrir la representación en el territorio de Ucrania deberá aportar al Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y del Comercio los siguientes documentos:

1.Solicitud para el registro de una oficina de representación redactado en formato libre. La solicitud deberá incluir:

- denominación de la entidad
- país de la sede de la entidad
- dirección de la entidad
- número de teléfono, fax
- ciudad en donde pretende abrir la oficina de representación
- Si se pretende abrir filiales – indicar en qué ciudades
- número de extranjeros que trabajarán en la oficina de representación
- fecha de constitución de la entidad
- forma legal de la entidad
- número de empleados de la entidad
- denominación del banco y el número de cuenta
- área de la actividad económica
- objetivo y área de actividad de la oficina de representación de la entidad, información relativa a sus relaciones económicas con los ocios ucranianos y las perspectivas del desarrollo.

2. extracto expedido por la autoridad registral (bancario) del país en el que la sociedad esté legalmente establecida

3. certificado bancario en el que conste que la cuenta del solicitante está válidamente registrada

4. poder para poder llevar a cabo las actividades de representación, preparado de acuerdo con las leyes en las que la empresa esté oficialmente registrada

Los documentos han de estar notarialmente certificados en el lugar de su expedición y deberán ir acompañados de su correspondiente traducción jurada al idioma ucraniano. Conforme con los acuerdos internacionales firmados por Ucrania, los documentos anteriormente referidos que presentan las empresas extranjeras no requieren ser legalizados por la Oficina Consular Ucraniana, por lo cual los documentos solo deberán estar notarialmente certificados en el lugar de su expedición y deberán ir acompañados de su correspondiente traducción jurada al idioma ucraniano.

El plazo máximo para presentar los documentos en el Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y el Comercio en Ucrania es de 6 meses a contar desde la fecha de la expedición de dichos documentos en el país de la sede social. La tasa de registro es de 2500 dólares americanos, estando dicha tasa determinada por la Orden del Gabinete de Ministros de Ucrania de 12 de agosto de 1993 Núm. 631 "Sobre las representaciones extranjeras de entidades económicas en Ucrania".

Vista la solicitud, las autoridades toman la decisión sobre la inscripción de la representación extranjera o rechazan la solicitud.

La certificación sobre la inscripción de la representación se expide tras la presentación de todos los documentos anteriormente descritos en el Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y el Comercio en Ucrania, en el plazo máximo de sesenta días desde el momento de abonar el pago de la tasa prevista. Trascurrido el plazo sin que haya sido tomado la decisión así como en el caso cuando se expida la decisión negativa, la entidad solicitante podrá apelar acudiendo al tribunal general o de arbitraje de Ucrania.

Registrada la representación extranjera de la entidad económica el solicitante recibirá una certificación provista del número correspondiente.

La representación extranjera registrada se inscribe en el registro de representaciones a cargo del Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y el Comercio de Ucrania.

El Registro de representaciones incluye: el número de registro de la representación de la representación, fecha de registro, denominación y dirección de la entidad económica la cual registra la representación, área de la actividad económica y otros datos. Conforme la legislación de Ucrania la información contenida en el Registro de representaciones extranjeras que realizan actividades económicas en Ucrania tiene carácter confidencial, por lo cual el traspaso de información relativa al registro de una representación extranjera a otros ministerios, instituciones y organizaciones está limitado y solo será posible con la autorización del viceministro competente.

La representación de la entidad económica extranjera en Ucrania operará a partir de la fecha de su registro.

La certificación relativa al registro de la representación extranjera deberá incluir:

• La denominación oficial de la entidad extranjera
• Número de extranjeros que se va a emplear en la representación de la entidad económica extranjera
• Número de registro de la representación
• Dirección de la representación y sus filiales

La certificación relativa al registro de la representación expedida por el Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y el Comercio en Ucrania será base para:

• solicitar: 
   ο ante los órganos del Interior de Ucrania con el objetivo de registrar los pasaportes y adquirir los visados por los empleados extranjeros de la representación
   ο ante el Ministerio de Trabajo de Ucrania con el objetivo de adquirir el permiso de trabajo en Ucrania para empleados extranjeros de la representación para el período de funcionamiento de la mismo
• apertura de cuentas corrientes en bandos ucranianos
• traslado de bienes y equipos al territorio de Ucrania sin aranceles de aduana con el objetivo de equipar la oficina y asegurar el funcionamiento de la representación
• registro y adquisición de los órganos de la Inspección Estatal de Automóviles de Ucrania las matrículas para los medios de transporte que serán de propiedad de la representación

La representación de la entidad económica extranjera deberá inscribirse en el registro llevado por la inspección fiscal competente para el lugar de la sede de la representación y en el registro llevado por el Ministerio de Estadísticas de Ucrania, en el plazo de un mes desde la fecha de haber recibido la certificación sobre el registro de la representación.

La representación deberá notificar al Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y el Comercio de Ucrania en el plazo de 7 días sobre el cambio de denominación, estatus legal, dirección o sobre el caso de insolvencia financiera o quiebra de la entidad extranjera.

Hay que recordar que la representación de la entidad económica extranjera no es persona jurídica por Si sola y no lleva su propia actividad económica, la representación actúa en todos los casos en nombre y por autorización de la entidad extranjera referida en la certificación sobre el registro de la representación y desempeña sus funciones de acuerdo con la legislación ucraniana.

La representación de la entidad extranjera en Ucrania puede desempeñar funciones relacionadas con la prestación de servicios de representación exclusivamente a efectos de atender el interés de la entidad extranjera referida en la certificación sobre el registro de la representación.

El Jefe de la representación actúa en virtud del poder otorgado por la entidad extranjera y autenticado conforme con los requisitos de la legislación de Ucrania.

La representación deberá notificar al Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y el Comercio de Ucrania sobre cualquier cambio en el órgano directivo de la representación, cambio de la sede, cambio en la composición del personal extranjero de la representación.

La representación de la entidad extranjera dejará de desarrollar la actividad económica en los siguientes supuestos:

1.Cuando haya disuelto la entidad extranjera cuya representación esté registrada en Ucrania
2.Cuando se suspensa la vigencia del acuerdo con un país dado, caso cuando la representación estuviera creado en virtud de tal acuerdo y fuera directamente prevista en las estipulaciones de dicho acuerdo
3.La entidad extranjera haya tomado la decisión de cerrar la representación
4.Cuando la entidad extranjera o la representación no respetase los requisitos de la legislación ucraniana vigente se suspenderá vía judicial la actividad de la representación.

En el caso de que la representación deje de funcionar el Ministerio de Relaciones Económicas con el Extranjero y el Comercio de Ucrania cancelará la inscripción en el registro de representaciones y anulará la certificación de registro dejando constancia de ello a través de los medios de comunicación.

El personal extranjero de la representación de la entidad extranjera cuenta con tarjetas especiales de identificación con validez de tres años válidas en todo el territorio de Ucrania expedidas por el de Relaciones Económicas con el Extranjero y el Comercio de Ucrania.